10 claves para involucrar a los empleados en comunidades de innovación

Crear comunidades de innovación, o incluso involucrar a todos los empleados en el proceso de innovación, es una práctica que puede generar resultados muy positivos, entre los cuales destaca el de acelerar y reforzar la creación de una cultura innovadora. Esta es la razón por la cual cada vez más organizaciones intentan abrir el proceso de innovación y explotar el talento y la creatividad de su gente. 

Para ello utilizan diferentes tecnologías, como redes sociales, blogs, wikis o sistemas de gestión de ideas. Sin embargo, la mayoría de estas iniciativas no llegan a lograr los objetivos esperados, y en muchos casos terminan siendo abandonadas. En mi opinión, el principal motivo es que se centran en la tecnología, y relegan a un segundo plano al factor humano y a los diferentes elementos que conforman una empresa innovadora. (ver post: Modelo para construir empresas innovadoras)

No hay duda de que las personas son el elemento clave a la hora de innovar. Hasta el día de hoy, ninguna tecnología ha sido capaz de igualar la creatividad humana. Precisamente por ello, cualquier modelo de innovación que tenga por objetivo sistematizar la innovación e incorporarla al ADN de una empresa, debe poner en el centro a las personas y crear un entorno que fomente y apoye los comportamientos que conducen a la innovación.

Para ser efectivo, el proceso de innovación debe incluir un sistema que fomente las contribuciones y sugerencias de los trabajadores. Las buenas ideas pueden provenir de cualquier área de la empresa, y de cualquier nivel jerárquico. Creer que sólo los "jefes" y los especialistas pueden realizar contribuciones, interesantes, es renunciar a  gran parte del capital intelectual que las empresas poseen. En unos tiempos en los que se habla mucho de innovación abierta, se debería tener presente que para que una empresa sea abierta externamente, antes debe ser abierta internamente. 

Una vez se decide implementar un sistema de gestión de ideas, es fundamental ver la tecnología como un elemento facilitador que se integre dentro del modelo de innovación de la empresa, que fomente la colaboración, y ofrezca a los empleados una serie de beneficios que les motive a participar. Algunos aspectos que los empleados valoran de una comunidad de innovación son los siguientes:

• Conectar con empleados de la organización para encontrar personas con intereses y conocimientos específicos para construir grupos en torno a temas de interés común. (CoPs)
• Conocer los diferentes proyectos de innovación que se están desarrollando en la organización.
• Tener la posibilidad de participar, contribuir y ser parte del cambio.
• Lograr un reconocimiento por sus contribuciones (en ocasiones puede vincularse también a incentivos)

La tecnología pueden facilitar la tarea de involucrar a los empleados al proceso de innovación, pero para ello debe encajar en el modo de trabajar y en la cultura de cada empresa. No debe obligar a los usuarios a adaptarse a ellas, y debe colaborar a derribar las barreras y a hacer más fácil la tarea de contribuir con ideas, evaluarlas e informar de los pasos posteriores. Demasiado a menudo el proceso se diseña en torno a la tecnología, lo que suele traducirse en que, pasado un tiempo, el entusiasmo inicial se transforme en desinterés, y termine abandonándose la iniciativa.

Para evitar esta situación los directivos responsables de crear comunidades de innovación capaces de involucrar a las personas en el proceso de innovación, romper los silos departamentales y las jerarquías organizativas, deben tener en cuenta una serie de aspectos clave:

1. Empezar teniendo en cuenta el contexto específico de la empresa: las buenas prácticas y las iniciativas exitosas empleadas por otras empresas, pueden ser una fuente de inspiración, pero es fundamental considerar la situación particular de la empresa. La clave es realizar el trabajo necesario para comprender cuales son las necesidades y las barreras concretas de la empresa.
2. Antes de pensar en la tecnología, debe diseñarse el sistema: establecer una comunidad de innovación no es instalar una plataforma tecnológica, sino diseñar un sistema que tenga en cuenta las dinámicas organizativas.
3. Prever futuros cambios: construir a partir de la práctica, aprender y modificar a medida que la comunidad evoluciona.
4. Reconocer y aceptar los fracasos como oportunidades de aprendizaje: los fracasos deben aceptarse con naturalidad, ya que forman parte de cualquier proceso de evolución. Reflexionar sobre los sobre los aprendizajes extraídos, y los elementos a modificar en el futuro.
5. Involucrar a todos los "stakeholders": las comunidades deben incluir a la alta dirección como "sponsors", los mandos intermedios como líderes de proyecto y ejecutores de ideas y a todos los empleados como participantes.
6. Programas piloto antes del lanzamiento: un programa piloto ofrece la oportunidad de probar a pequeña escala antes del lanzamiento a nivel de empresa. Debe facilitar la identificación de problemas y los modos de superar las barreras existentes para que se logren los objetivos marcados.
7. Valor para los miembros de la comunidad: entender que puede motivar la participación en cada organización es un aspecto crítico. Debido a la importancia de este punto, ya se han adelantado anteriormente algunos de los beneficios que pueden ofrecerse. a modo de recordatorio: reconocimiento personal, "networking" a lo largo de la organización y contribuir con ideas que tengan un impacto positivo para la empresa.
8. Red de soporte: para asegurar la sostenibilidad del programa, este debe ser transversal y no pertenecer a ninguna unidad o departamento, y debe también incluir una red de especialistas en innovación que promuevan herramientas y prácticas en las distintas áreas de la empresa (en empresas de tamaño reducido puede recurrirse a externos)
9. Transparencia de los resultados: los resultados del programa y de cada contribución individual, deben ser comunicados. Los empleados no esperan que cada idea sea implementada, pero si desean ser informados del resultado de sus aportaciones. No hacerlo, generará desmotivación.
10. Desafíos de innovación enfocados: las ideas solicitadas deben dar respuesta a desafíos de innovación enfocados. Es decir, el programa debe estar alineado con la estrategia de innovación de la empresa, de tal modo que en caso de pasar las fases de evaluación y evolución de las ideas, estas pasen al sistema formal de innovación. Esto no significa que no se pueda dejar espacio para ideas que puedan abrir nuevas oportunidades. 

Gracias a los software de gestión de ideas y del conocimiento, las empresas tienen una gran oportunidad para aprovechar el talento interno y crear una cultura innovadora que vaya más allá de las paredes de los departamentos de innovación, o I+D. Sin embargo, deben tener presentes una serie de aspectos clave, y en especial, tener muy claro que la tecnología es simplemente una herramienta que facilita la colaboración y la creación de comunidades de innovación, pero que por si misma no logrará grandes éxitos.